Solingen/Neues Scan-Verfahren spart mittelfristig Raum, Papier und Zeit
Die Stadt Solingen will ihre Eingangspost digitalisieren. Das bedeutet, dass ergänzend zur heutigen Poststelle im Rathaus eine Scanstraße entsteht, die zukünftig täglich bis zu 3000 Briefe verarbeiten wird. Dabei wird jeder einzelne Brief mit automatischer Texterkennung gescannt, in einem Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt und so für die jeweils zuständigen Abteilungen bereitgestellt.
Mitte 2020 startet das Kommunale Jobcenter als Pilot mit der elektronischen Akte und wird als erster Stadtdienst auch die tägliche Eingangspost in digitaler Form erhalten. Die Digitalisierung der Eingangspost sowie die Einführung des Dokumentenmanagementsystems bilden die Basis für weitere Digitalisierungsmaßnahmen der Klingenstadt Solingen. Das soll sich in der Zukunft auszahlen: Die täglichen Post-Touren zu den zahlreichen Außenstellen der Verwaltung können so reduziert werden, der Papierverbrauch wird gesenkt, die Unterlagen wandern in einen "digitalen Aktenschrank", der keine Räumlichkeiten blockiert, und die Sachverhalte können künftig per Volltext-Suche wesentlich effizienter bearbeitet werden, statt analoge Aktenordner durchzublättern. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase wird die flächendeckende Einführung innerhalb der Stadtverwaltung sukzessiv vorangetrieben.
"Sowohl der Datenschutz als auch die Rechtssicherheit werden selbstverständlich berücksichtigt", betont Carsten ten Haaf, der als Abteilungsleiter Medien-/Druck- und Post-Service das Projekt "Digitale Poststelle" verantwortet. Dies werde einerseits durch Maßnahmen der Zugangs- und Zugriffssicherung zu den Räumen, andererseits durch die Einhaltung der Technischen Richtlinie für das rechtssichere Scannen umgesetzt.
Die Hard- und Software-Ausstattung für die digitale Eingangspostbearbeitung wird über einen Zeitraum von 72 Monaten geleast. Nach der erfolgten EU-weiten Ausschreibung hat der Finanzausschuss in seiner jüngsten Sitzung der Auftragserteilung zugestimmt.
Kommentar schreiben